Cómo estudio una licitación antes de poner un solo precio

La mayoría de las ofertas no se pierden por el precio. Se pierden antes: en una partida que nadie costeó, en una exigencia de las bases que se leyó rápido, en una cubicación que se aceptó sin verificar. Después de estudiar propuestas para parques fotovoltaicos, sistemas BESS y subestaciones —como consultor y también como contratista que ejecutó lo que ofertó—, el orden de trabajo que aplico es siempre el mismo. El precio es lo último que se calcula.

1. Versión resumida de las bases, con las restricciones al frente

Las bases de una licitación pueden superar las 200 páginas entre bases administrativas, técnicas, anexos y aclaraciones. Lo primero que preparo es una versión resumida en una planilla de notas: cada exigencia que tiene efecto en costo o plazo queda registrada en una línea, con su fuente. En un estudio reciente para la ampliación de una subestación en Santiago, esa lista incluía cosas como: superficie disponible para instalación de faenas de 430 m², vigilancia 24/7, ropa ignífuga para todo el personal, reposición de los caminos utilizados y suministro de grupo electrógeno.

Ninguna de esas notas aparece como partida en el itemizado del mandante. Todas cuestan plata. Si no se capturan al inicio, aparecen después, en ejecución, cuando ya no se pueden cobrar.

2. Matriz de cumplimiento: cada actividad del alcance debe tener dónde vivir

Con las bases resumidas, construyo una matriz que cruza cada actividad del alcance del contrato contra el estudio. Cada fila queda clasificada en uno de cuatro estados:

• Cubierto — la actividad tiene partida en el presupuesto o recurso asignado en gastos generales.
• Parcial — existe la partida o el recurso, pero no cubre el alcance completo.
• Sin costear — no hay partida ni recurso que la respalde.
• No aplica — fuera del alcance del contrato, y conviene dejarlo escrito.

El estudio no está terminado mientras quede una fila en "sin costear". Puede que la decisión sea asumir el riesgo, pero tiene que ser una decisión, no un olvido.

3. Cubicaciones propias, aunque el mandante entregue itemizado

Cuando el mandante entrega cantidades, las verifico igual, midiendo desde los planos: fundaciones, canalizaciones, demoliciones, hormigones, malla de puesta a tierra. Las diferencias entre el itemizado y el plano son más frecuentes de lo que se cree, y el tratamiento contractual depende del tipo de contrato. En suma alzada, una cantidad subestimada es pérdida directa; en precios unitarios, una cantidad sobreestimada infla la oferta y la deja fuera de competencia. En ambos casos conviene saberlo antes de firmar.

Regla práctica: toda cubicación queda respaldada con la lámina, la zona medida y el criterio utilizado. Si no se puede defender en una reunión de aclaraciones, no sirve.

4. RFQ: precios de mercado, no precios de memoria

En paralelo a las cubicaciones, preparo el árbol de cotizaciones: instalación de faenas, maquinaria y transporte, servicios a las personas, servicios técnicos, suministros, seguros y garantías, subcontratos de obra. En un estudio de subestación ese árbol puede superar las 40 categorías con solicitudes de cotización enviadas a proveedores locales. Los precios de referencia de estudios anteriores sirven para detectar cotizaciones fuera de rango, no para reemplazarlas: un arriendo de grúa en Santiago no vale lo mismo que en Pozo Almonte, y un estudio serio no puede depender de la memoria.

5. Recién ahora, el precio

Con alcance cerrado, cantidades verificadas y precios cotizados, el presupuesto se arma por capítulos y se revisa por estructura. En esa subestación urbana, por ejemplo, las obras civiles representaron un 38% del costo directo y la instalación de faenas un 27% — proporciones que en un parque fotovoltaico serían otras. Cuando un capítulo se sale de la estructura esperable para ese tipo de obra, casi siempre hay un error de cubicación o una cotización mal aplicada. Esa revisión cruzada es la última línea de defensa antes de entregar.

Nada de esto es sofisticado. Es disciplina de oficina técnica aplicada antes del contrato, que es exactamente cuando más barato resulta corregir un error.